Van versnipperde tools naar één centrale werkplek.
Paloma is een creatieve agency die merken helpt met campagnes, activaties en content. In drie jaar tijd groeide het team van 3 naar 12 mensen. Die groei bracht meer projecten, meer klanten en meer samenwerking, maar ook meer complexiteit achter de schermen. Structuur, planning en kennisdeling werden cruciaal om verder te schalen.
Het probleem
Werk en informatie zaten verspreid over Google Drive, Google Sheets en Teamleader, en het overzicht raakte zoek.
Geen centraal overzicht van projecten, taken en documentatie
Weinig zicht op capaciteit en workload
Geen helder overzicht van deliverables en projectvoortgang voor klanten
Dubbele planningen en manuele afstemming
Sterke afhankelijkheid van enkele key people
Paloma had nood aan "één centrale workspace" die meegroeit met het team en rust brengt in de dagelijkse werking.
De oplossing
We vertaalden de werking van Paloma naar Notion: één workspace waar projecten, planning, people en kennis samenkomen. Een systeem dat meteen logisch aanvoelt voor het hele team en flexibel genoeg blijft voor verschillende projecttypes.
Wat we gebouwd hebben
Centrale HQ-pagina
We vertaalden de werking van Paloma naar Notion: één workspace waar projecten, planning, people en kennis samenkomen. Een systeem dat meteen logisch aanvoelt voor het hele team en flexibel genoeg blijft voor verschillende projecttypes.
Projectmanagement & asset tracking
Een gestandaardiseerde projecten-database met templates per projecttype, zoals campagnes, events, OOH, social en interne projecten. Per project een asset tracker met alle nodige info en client pages die veilig gedeeld kunnen worden met klanten en productiepartners.
Interne planning & capaciteit
Eén planning voor projecttaken, interne taken, verlof en terugkerende meetings. Met ingebouwde capaciteitslogica, zodat de project managers meteen zien wie beschikbaar is, wie vol zit en waar risico’s ontstaan.
People & persoonlijke pagina’s
Een People-database voor teamleden, klanten, partners, freelancers en creators, met templates per type contact. Elk teamlid krijgt een persoonlijke pagina met eigen projecten, taken, week- en maandoverzicht en ruimte voor notities en planning requests.
Documentatie & onboarding
Een centrale documents-database voor alle interne kennis, processen en meeting notes.
Onze aanpak
We vertrokken vanuit hoe Paloma écht werkt: veel parallelle projecten, korte deadlines en nauwe samenwerking. Geen overbodige complexiteit, maar een intuïtief systeem dat overzicht creëert en tijd bespaart. Samen bouwden we stap voor stap aan hun ideale workspace.
Resultaat
Eén centrale werkplek voor projecten, planning, people en documentatie
Minder afhankelijkheid van individuele teamleden
Beter zicht op capaciteit en haalbaarheid van planning
Geen gedoe met losse tools en dubbele info
Transparantere samenwerking met klanten en partners
