Van snelle groei naar een systeem dat iedereen mee krijgt.
House of Media maakt audiovisuele content. In 2019 waren ze nog een start-up, maar ze groeiden razendsnel. Meer klanten, meer shoots, meer deliverables… en vooral: meer mensen die tegelijk moesten samenwerken.
Met een kernteam én een netwerk van ±40 freelancers was één ding cruciaal: een systeem dat toegankelijk, schaalbaar en altijd duidelijk is. Voor iedereen.
Het probleem
Zoals bij veel scale-ups liep het werk vooruit… maar de operations niet.
Projectinfo zat verspreid over tools, documenten en berichten
Iedereen werkte op z’n eigen manier
Projectstatus was vaak onduidelijk
Klanten misten overzicht van planning, feedback en deliverables
Geen real-time overzicht van budgetten en projectkosten
Geen vaste workflow voor sales/CRM-opvolging
De oplossing
Er werd een complete Notion-workspace van A tot Z gebouwd: één centrale plek die het volledige bedrijf ondersteunt. Van sales tot oplevering, van HR tot finance.
Wat we gebouwd hebben
Community & HR
onboarding flow voor freelancers
interne updates en communicatie
resources + team/skill-overzicht
Project & sales management
project tracking met templates voor consistente oplevering
sales pipeline (lead → deal → project)
automatische linking tussen sales, projecten en deliverables
Complete workspace (A–Z)
Een schaalbare structuur die meegroeit, met duidelijke navigatie voor kernteam én freelancers.
Network management
Een gestructureerd systeem om relaties, partners en freelancers te beheren (wie doet wat, beschikbaarheid, samenwerkingen).
Marketing strategy integration
Marketingplanning binnen dezelfde workspace: campagnes, contentplanning en prioriteiten.
Vision & strategy framework
Visie, doelen en strategische initiatieven op één plek, opvolgbaar per sprint.
Financial dashboard
Een financieel dashboard dat automatisch data verzamelt uit projectbudgetten én salesdata voor real-time overzicht op:
targets vs realisatie
winstgevendheid per project
forecast (pipeline vs omzet)
totaaloverzicht per kwartaal
Document management
Eén centrale bibliotheek voor documenten, templates, richtlijnen en interne resources.
Resultaat
Eén intuïtieve workspace voor kernteam + freelancers
Projectopvolging die iedereen snapt (en gebruikt)
Snelle onboarding voor freelancers
Klanten hebben helder overzicht van status, deliverables en feedback
