Van losse releases naar overzicht in het ritme van een label.
Fake Records is een onafhankelijk muzieklabel en managementkantoor dat hiphopreleases uitbrengt en artiesten begeleidt in verschillende fases van hun carrière.
Doorheen de jaren groeide het aantal releases, shows, samenwerkingen en parallelle trajecten. Wat begon als een compacte werking, evolueerde naar een omgeving waarin overzicht, planning en opvolging cruciaal werden om alles vlot te laten draaien.
Het probleem
Achter de schermen werd het steeds complexer om alles bij te houden. Releases, shows, promo, deadlines en artiesten liepen door elkaar, zonder één systeem dat het volledige plaatje toonde.
Projecten voor singles, albums en shows werden apart opgevolgd
Checklists voor releases en shows waren niet consistent
Geen overzicht van taken en deadlines
Informatie over perskits, riders en planning zat verspreid
Fake had nood aan structuur die meeloopt met het tempo van een label.
De oplossing
We bouwden een slimme, geautomatiseerde Notion-workspace die fungeert als het operationele hart van Fake Records. Eén systeem waarin artiesten, projecten en taken logisch met elkaar verbonden zijn.
Wat we gebouwd hebben
Geoptimaliseerde database-structuur
Een heldere setup met drie kern-databases: Artists, Projects en To-do’s, die alles met elkaar verbinden en schaalbaar blijven.
Project management voor releases en shows
Overzicht per artiest van lopende en aankomende projecten: singles, albums en shows, inclusief planning en vaste checklists.
Automated task management
Taken worden automatisch aangemaakt op basis van releasedata, met slimme deadlines die mee verschuiven met de planning.
Recurring task automation
Terugkerende taken en vaste flows worden automatisch gegenereerd, zodat niets vergeten wordt en alles volgens hetzelfde ritme verloopt.
Artist hub
Per artiest een duidelijk overzicht met projecten, upcoming releases, shows, perskits en artist riders.
Onze aanpak
We vertrokken vanuit hoe Fake écht werkt: snel, projectmatig en met veel parallelle trajecten. Geen overbodige lagen, wel een systeem dat automatisch meedenkt en werk uit handen neemt.De focus lag op overzicht, automatisatie en rust, zodat het team minder bezig is met opvolging en meer met muziek.
Resultaat
Algemeen overzicht van projecten en releases
Minder manuele opvolging dankzij automatisaties
Consistente planning voor releases en shows
Centrale plek per artiest voor perskits, riders en projectinfo
