Bonneterie
Service
Notion consulting (compleet eventbeheer-workspace)
Bedrijfsgrootte
Klein kernteam + flexibel eventteam
Sector
Eventlocatie / eventorganisatie
Van losse to-do’s naar één centrale cockpit voor eventmanagement.
De Bonneterie is een eventlocatie waar meerdere events parallel lopen. Elke productie volgt grotendeels dezelfde flow (offertes, leveranciers, crew, draaiboek, stock, opvolging), maar met details die telkens veranderen: aantal gasten, timings, leveranciers en personeelsbezetting.
De uitdaging: die herhaalbare workflow standaardiseren, zonder flexibiliteit te verliezen.
Het probleem
Info en opvolging zaten verspreid over tools, documenten en berichten. Daardoor ging er tijd verloren aan manuele coördinatie en was het moeilijk om snel te zien wat nog ontbreekt.
Geen één plek waar alle eventinfo samenkomt (planning, draaiboek, leveranciers, crew, stock)
Crew moest kunnen mee volgen (taken afvinken, uren registreren, stock tellen), maar zonder toegang tot gevoelige info
Geen duidelijk overzicht van wat wanneer moet gebeuren per event (en wat nog openstaat)
Bij wijzigingen (bv. gasten-aantal of timings) was het lastig om snel te zien waar nog aanpassingen nodig waren
De oplossing
We bouwden een Notion-workspace die fungeert als operationeel event HQ. Elk event start vanuit een vaste structuur met gekoppelde databases, waardoor planning, people en documentatie automatisch samenkomen.
Wat we gebouwd hebben
Centrale HQ-pagina
Een duidelijke startpagina met overzicht van alle events, teamplanning, klanten, leveranciers, crew en documenten.
People databases (leveranciers, klanten, personeel)
Contacten worden gelinkt aan events, zodat je per event meteen ziet wie betrokken is en welke afspraken gelden.
Event database (Projecten)
Een centrale database met fases per event en een kalender voor zaalboekingen.
Draaiboek als deelbare pagina
Per event een draaiboekpagina, klaar voor iPad-gebruik op de dag zelf. Crew kan taken afvinken, uren ingeven en stock checken, zonder zicht op managementinformatie.
Planning database (to-do’s + kalender)
Alle acties per event gebundeld in één planning, gekoppeld aan Notion Calendar. Zo plant het team makkelijk klantmeetings, ploegenshifts en leveranciersmomenten (opbouw/afbouw, schoonmaak, licht & geluid, catering, …), en wordt er niks over het hoofd gezien.
Management (Financial dashboard)
Budget- en marge-opvolging blijven afgeschermd, maar zijn wél gelinkt aan events voor snelle controle en rapportering.
Onze aanpak
We vertrokken vanuit de vaste event-flow van De Bonneterie en vertaalden die naar templates en slimme relaties:
- Structuur en databases helder zetten
- Templates uitwerken zodat nieuwe events meteen correct starten
- Toegangsbeheer finetunen (crew kan editen waar nodig, maar ziet geen gevoelige info)
- Testen en bijsturen op basis van echte events
Altijd met hetzelfde doel: minder manueel werk, meer overzicht, en een systeem dat intuïtief blijft in gebruik.
Resultaat
Eén centrale workspace voor opvolging van alle events
Minder ruis door losse documenten en ad-hoc communicatie
Duidelijke teamplanning en acties per event en ploeg
Snellere onboarding dankzij vaste templates
en consistente structuur
Gemakkelijke opvolging voor de crew
op de dag van het event
